El software de facturación es una de las primeras herramientas que necesita un líder. Esta herramienta de gestión le permitirá ahorrar tiempo, mejorar sus tiempos de recuperación y simplificar muchas tareas de gestión necesarias para su correcto funcionamiento.
La instalación de software de facturación a menudo ayuda a mejorar la gestión de una empresa. Si el enfoque ahorra tiempo y ayuda a mejorar el proceso de facturación, contribuye en gran medida a mejorar la gestión de la empresa. Es por ello que un emprendedor tiene interés en adquirir un software de facturación de calidad lo antes posible.
¿Qué es el software de facturación?
El principal objetivo de una herramienta de gestión como el software de facturación es ayudar a la empresa en la gestión de sus facturas de venta y sus tareas administrativas. Esta herramienta le permite editar facturas, enviarlas a los clientes, archivarlas e incluso integrarlas en su sistema contable.
Aunque el software de facturación no es obligatorio para una empresa, sigue siendo esencial cuando el número de facturas es elevado. También existe un software de facturación dedicado a cada tipo de organización, desde microempresas hasta grandes grupos.
Las funcionalidades de un software de facturación
Para una empresa, la función principal del software de facturación es la edición y transmisión de sus facturas. Además, toda la información útil relativa a sus clientes y socios se recopila en un único archivo. Sin embargo, la mayoría del software de facturación actual ofrece funcionalidades adicionales. Las herramientas más completas de la actualidad ofrecen una gestión completa del proceso de facturación. Estos software incluyen:
- Creación y gestión de cotizaciones;
- Edición de formularios de pedido y entrega;
- La transformación de estas cotizaciones en una factura en buen estado;
- Seguimiento de facturas y su integración automática en un sistema de gestión;
- El establecimiento de cuadros de mando.
Cuándo adquirir un software de facturación
Podríamos pensar que a la hora de iniciar una actividad no es necesario equiparse con un software de gestión. Ya sea por un número reducido de clientes, el deseo de minimizar los gastos o por alguna otra razón, el gerente podría considerar prescindir de ellos.
Sin embargo, es importante equiparlos lo antes posible, una vez que el modelo de negocio esté en marcha. De hecho, el software de facturación mejorará la gestión de la empresa y reducirá el requisito de capital de trabajo (WCR). Además, permitirá que el gerente dedique más tiempo a las actividades de desarrollo empresarial. Así, el software de facturación contribuye a la sostenibilidad del negocio.
Los beneficios del software de facturación
Los beneficios vinculados al uso de software de facturación son numerosos y contribuirán en particular a la reducción del WCR (Necesidades de Capital de Trabajo ) Y, por tanto, a la mejora del flujo de caja. Hemos identificado cinco principales:
- Centralice todos los registros de clientes de la empresa en un solo sistema de facturación. Los datos son entonces fácilmente accesibles y esto facilita el proceso.
- Ahorre tiempo automatizando todo el proceso de facturación y benefíciese de la naturaleza casi instantánea de la desmaterialización
- Cumplir con todas las disposiciones legales que regulan el proceso de facturación (numeración, avisos legales, archivo, etc.)
- Reducir el riesgo de error vinculado, en particular, a los tipos, cálculos u omisiones del IVA aplicables.
- Garantizar una mejor gestión y permitir un mejor seguimiento de la partida a cobrar en particular (cobro de deudas, recordatorios automáticos, retrasos en los pagos, etc.)
- Dar una visión a la empresa mediante la implementación de cuadros de mando simplificados. Los indicadores elegidos (facturación, volumen de ventas, plazos medios de pago, etc.) permitirán seguir la evolución de la empresa.